Все новости

Документальное подтверждение расходов: копия не хуже оригинала

В целях документального подтверждения налоговых расходов могут выступать копии документов, заверенные в установленном порядке.

В письме Минфина России от 22.04.2019 № 03-11-11/28986 чиновники напоминают, как правильно заверить копии первичных документов, чтобы их можно было учесть для признания налоговых расходов. (То, что копия первичного документа может служить оправдательным документом подтвердил, например, АС Московского округа в постановлении от 03.11.2015 № Ф05-14748/2015 по делу № А41-39387/14).

В соответствии с пп. 23 и пп. 25 п. 3.1 Национального стандарта РФ ГОСТ Р 7.0.8-2013, утв. приказом Росстандарта от 17.10.2013 № 1185-ст, копией документа является экземпляр документа, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа. Заверенной копией документа является копия документа, на которую в соответствии с установленным порядком проставляются необходимые реквизиты, обеспечивающие её юридическую значимость.

Согласно п. 5.26 Национального стандарта Российской Федерации ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно - распорядительная документация. Требования к оформлению документов», утв. приказом Росстандарта от 08.12.2016 № 2004-ст, при заверении соответствия копии документа подлиннику под реквизитом «подпись» указывается: «Верно»; должность лица, заверившего копию; его собственноручная подпись; расшифровка подписи (инициалы, фамилия); дата заверения копии.

Примерно то же самое раньше было предусмотрено в п. 3.26 Государственного стандарта РФ ГОСТ Р 6.30-2003, утв. постановлением Госстандарта РФ от 03.03.2003 № 65-ст. (См., также, письмо Минфина России от 07.08.2014 № 03-02-Р3/39142).

В комментируемом письме чиновники сообщают, что если копия выдаётся для представления в другую компанию, то отметка о заверении копии дополняется надписью о месте хранения документа, с которого была изготовлена копия («Подлинник документа находится в (наименование организации) в деле № ... за ... год»), и заверяется печатью организации. Для проставления отметки о заверении копии может использоваться штамп.

А если в компании в принципе нет печати, то и проставлять её не нужно. Об этом можно узнать в письмах Минфина России от 06.08.2015 № 03-01-10/45390 и ФНС России от 05.08.2015 № БС-4-17/13706@.

Напомним о ситуации с подшивками документов, в частности, представляемых в налоговую инспекцию. Чиновники считают, что заверена должна быть каждая копия документа в этой подшивке – см., например, письма Минфина России от 29.10.2014 № 03-02-07/1/54849 и от 11.05.2012 №N 03-02-07/1-122.

Более того, в постановлении ФАС Московского округа от 05.11.2009 № КА-А41/11390-09 по делу № А41-18214/08 судьи поддержали требование налогового органа о заверении каждого предоставляемого документа. При этом решение суда поддержал ВАС РФ в Определении от 17.02.10 № ВАС-946/10.

Однако ФАС Центрального округа в постановлении от 01.11.2013 по делу № А54-8663/2012 решил, что заверять каждую отдельную копию в подшивке всё-таки не нужно.

 

Вопрос: О порядке заверения копий документов для подтверждения расходов в целях применения УСН.

 

МИНИСТЕРСТВО ФИНАНСОВ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

 

ПИСЬМО

от 22 апреля 2019 г. N 03-11-11/28986

 

Департамент налоговой и таможенной политики, рассмотрев обращение от 02.04.2019 по вопросу применения упрощенной системы налогообложения, сообщает.

 

Перечень расходов, учитываемых при определении объекта налогообложения по налогу, уплачиваемому в связи с применением упрощенной системы налогообложения, установлен пунктом 1 статьи 346.16 Налогового кодекса Российской Федерации (далее - Кодекс).

 

Согласно пункту 2 статьи 346.16 Кодекса расходы, указанные в пункте 1 статьи 346.16 Кодекса, принимаются при условии их соответствия критериям, указанным в пункте 1 статьи 252 Кодекса.

 

Пунктом 1 статьи 252 Кодекса предусмотрено, что расходами признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты (а в случаях, предусмотренных статьей 265 Кодекса, убытки), осуществленные (понесенные) налогоплательщиком.

 

Под обоснованными расходами понимаются экономически оправданные затраты, оценка которых выражена в денежной форме.

 

Под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством Российской Федерации, либо документами, оформленными в соответствии с обычаями делового оборота, применяемыми в иностранном государстве, на территории которого были произведены соответствующие расходы, и (или) документами, косвенно подтверждающими произведенные расходы (в том числе таможенной декларацией, приказом о командировке, проездными документами, отчетом о выполненной работе в соответствии с договором). Расходами признаются любые затраты при условии, что они произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода.

 

В соответствии с подпунктами 23 и 25 пункта 3.1 Национального стандарта Российской Федерации ГОСТ Р 7.0.8-2013 "Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу.

 

Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения", утвержденного приказом Росстандарта от 17.10.2013 N 1185-ст, копией документа является экземпляр документа, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа. Заверенной копией документа является копия документа, на которую в соответствии с установленным порядком проставляются необходимые реквизиты, обеспечивающие ее юридическую значимость.

 

Согласно пункту 5.26 Национального стандарта Российской Федерации ГОСТ Р 7.0.97-2016 "Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно - распорядительная документация. Требования к оформлению документов", утвержденного приказом Росстандарта от 08.12.2016 N 2004-ст, при заверении соответствия копии документа подлиннику под реквизитом "подпись" указывается: слово "Верно"; должность лица, заверившего копию; его собственноручная подпись; расшифровка подписи (инициалы, фамилия); дата заверения копии.

 

Если копия выдается для представления в другую организацию, отметка о заверении копии дополняется надписью о месте хранения документа, с которого была изготовлена копия ("Подлинник документа находится в (наименование организации) в деле N ... за ... год"), и заверяется печатью организации.

 

 

Для проставления отметки о заверении копии может использоваться штамп.

 

Таким образом, расходы, указанные в пункте 1 статьи 346.16 Кодекса, должны быть документально подтверждены. В целях документального подтверждения данных расходов могут выступать копии документов, заверенные согласно указанному порядку.

 

Одновременно сообщается, что настоящее письмо Департамента не содержит правовых норм, не конкретизирует нормативные предписания и не является нормативным правовым актом. Письменные разъяснения Минфина России по вопросам применения законодательства Российской Федерации о налогах и сборах имеют информационно-разъяснительный характер и не препятствуют налогоплательщикам руководствоваться нормами законодательства Российской Федерации о налогах и сборах в понимании, отличающемся от трактовки, изложенной в настоящем письме.

 

Заместитель директора Департамента

Р.А.СААКЯН

22.04.2019

 

https://nalog-forum.ru